Estar em dia com o compliance fiscal de sua empresa é uma necessidade que independe do porte, do ramo de atuação ou do tipo de negócio que você está desenvolvendo.
Mais do que isso: é uma necessidade que acompanha a sua organização desde o seu surgimento – ou seja, desde a concepção – e perdura durante todo o desenvolvimento e o crescimento do negócio por padrão.
E para que você não encontre nenhum problema em relação aos dados tributários de sua empresa, é preciso adotar uma postura de gestão fiscal em sua rotina gerencial.
Mas, o que é gestão fiscal?
Em resumo, a gestão fiscal diz respeito a todo e qualquer processo tributário de uma empresa. Podem ser rotinas de acompanhamento, de controle, de análise, de planejamento e até tomadas de decisão referentes ao mundo tributário de sua empresa.
A gestão fiscal é um termo usado para se referir aos processos tributários da empresa.
Toda e qualquer ação referente ao recolhimento de tributos de um negócio – escolha do regime tributário, pagamento de tributos, análise de compensação de tributos etc. – são incluídos no rol de atividades da gestão fiscal.
Por que é preciso garantir o compliance fiscal?
A primeira razão que salienta a importância do compliance (ou conformidade fiscal) de qualquer empresa, é a garantia de que a sua empresa vai estar regular perante o fisco, ou seja, que todos os recolhimentos obrigatórios de impostos estão sendo feitos de forma correta.
Em relação à filosofia de compliance em si, ou seja, à postura de conformidade com as regras, sua importância advém da prática de uma gestão empresarial inteligente.
Se a sua postura gerencial é pautada em organização, em planejamento e em estratégia, as tomadas de decisão e os erros processuais muito dificilmente ocorrerão, correto? É a mesma coisa em relação à postura fiscal de sua empresa.
A gestão fiscal é fundamental para evitar dores de cabeça junto ao fisco.
Se faz parte da sua cultura a previsibilidade e preparação do passo a passo a ser adotado na gestão fiscal, muito dificilmente a sua empresa sofrerá com dores de cabeça junto ao fisco e evitará prejuízos e gastos desnecessários com uma rotina que deve fazer parte do cotidiano gerencial.
Como o ERP ajuda no compliance fiscal?
O ERP é uma ferramenta de integração e de organização de processos e de informações, por isso, é de extrema valia para a estratégia empresarial de qualquer organização quando o assunto é saúde fiscal.
Independente se a sua empresa é uma loja física, uma loja virtual ou ambas, se você trabalha com um ou com múltiplos sites, ou ainda se adota a estratégia de franquias e de venda em marketplaces, o ERP é a ferramenta que vai garantir que todos os dados fiscais de sua organização estejam sempre acessíveis, corretos e continuamente atualizados. Isso garante confiabilidade aos dados fiscais do seu negócio.
De acordo com Miguel Damasceno, CEO da Alternativa Sistemas, o ERP otimiza a gestão fiscal das empresas, porque “as regras podem ser específicas para cada regime tributário”, de forma que “com o sistema (ERP) é possível manter, em uma mesma base de dados, várias empresas com regimes tributários distintos”.
O ERP permite reunir, em uma mesma base de dados, várias empresas.
Deste modo, o controle gerencial dos dados fiscais de sua empresa fica garantido. Todavia, é preciso levar em conta de que “não existe um botão mágico” para a implementação e manutenção de uma postura de gestão fiscal empresarial.
Como alerta Damasceno “embora toda a praticidade desenvolvida no sistema ERP, o atendimento às várias exigências tributárias e fiscais depende também de certo conhecimento por parte de quem o utiliza […] o usuário precisa colocar as mãos na massa”.
Neste sentido, a adoção de um parceiro de ERP preparado para lidar com as questões fiscais de sua empresa e composto por um time de suporte preparado para entender as necessidades do seu negócio para estar em compliance fiscal é essencial.
Deste modo, o manuseio da ferramenta de gestão por parte de sua equipe de compliance fiscal será facilitado, otimizado e feito de maneira inteligente, desde a implantação do ERP e por padrão de uso do software.
Vantagens trazidas pelo ERP na gestão fiscal
De maneira resumida, o ERP vai auxiliar na rotina gerencial fiscal de sua empresa ao garantir controle e automação dos recursos e dos processos da organização, de modo a auxiliar e otimizar a:
- Redução de custos;
- Aumento da produtividade;
- Aumento da inteligência do negócio;
- Facilidade nas tomadas de decisão;
- Garantia de cumprimentos de prazos e de obrigações de forma facilitada.
E a maneira que o ERP garante toda essa otimização é através do oferecimento de certas funcionalidades, como:
Otimização no controle de informações fiscais
O ERP é uma ferramenta centralizadora das informações de sua empresa. Deste modo, o software garante o controle de informações acerca de todos os departamentos e das etapas do seu processo empresarial, como compras, estoque, vendas e faturamento. Com o sistema, a sua equipe consegue visualizar as informações de maneira facilitada.
Com o ERP, fica mais simples realizar o controle das informações fiscais do negócio.
Isso auxilia a tomada de decisões e o desenvolvimento de estratégias em relação ao controle de despesas, já que, com todas as informações em um só lugar e através da emissão de relatórios de indicadores, é possível entender quais são as necessidades reais de sua empresa e visualizar o que pode ou não ser eliminado em relação aos custos e às despesas de maneira inteligente.
O ERP ajuda também no manuseio do fluxo de caixa, pois a ferramenta ajuda a sua empresa a estruturar todas as informações, de maneira que os dados relativos às contas a pagar, por exemplo, podem ser manuseados e facilitados de modo mais inteligente por meio do software.
Automação dos cálculos
A garantia da conformidade fiscal envolve o manuseio de uma infinidade de dados e a realização de cálculos que pode deixar qualquer equipe desorientada se não houver a utilização de uma ferramenta de automatização desses processos.
A automação dos cálculos fiscais é outro benefício do ERP na sua gestão.
Nesse aspecto, o ERP é uma ferramenta central na garantia de controle e de assertividade do manuseio e da realização dos cálculos fiscais, garantindo um verdadeiro upgrade à gestão fiscal das empresas e até melhorando a relação entre a empresa e seu parceiro contábil.
Isso porque, ao automatizar e melhorar a organização das informações fiscais, o ERP ajuda a diminuir o tempo dos lançamentos e de cálculo, otimizando os fechamentos contábeis.
Monitoramento inteligente da emissão de notas fiscais
Realizar erros na etapa de emissão de notas fiscais pode gerar problemas gravíssimos à sua saúde empresarial. Por conta disso, utilizar um ERP nesta etapa facilita o processo e garante mais assertividade na emissão de notas.
Além disso, o ERP torna a emissão de notas muito mais simples e ágil na hora de inserir os dados e realizar os cálculos de tributos de forma correta por meio da automatização do processo e da implementação de uma cultura de contínuo monitoramento.
Manuseio inteligente dos documentos fiscais
A estrutura tributária do Brasil é bastante complexa. Todavia, isso não significa que a sua empresa pode errar junto ao Estado só porque “é muito difícil” acompanhar as necessidades regulatórias fiscais.
Nesse sentido, o ERP facilita a organização de todo o setor contábil de sua empresa por meio da integração e da disponibilidade dos dados fiscais, garantindo que a suas obrigações fiscais serão cumpridas com base na conformidade e no cumprimento de prazo.
Isso quer dizer que o ERP auxilia a sua empresa no cumprimento de obrigações fiscais como:
- eSocial: a Receita Federal exige que as informações relativas às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de sua empresa sejam enviadas mensalmente ao fisco. Este envio deve ser realizado por meio de um documento eletrônico junto com os documentos fiscais relacionados. Entre os dados envolvidos no eSocial pode-se apontar as informações relacionadas aos funcionários, como demissões, admissões, afastamentos e folhas de pagamentos. Com o ERP, a consolidação e a assertividade dessas informações são otimizadas e os envios podem ser realizados de maneira automatizada e ágil;
- ICMS: garantir que o ICMS será recolhido de maneira correta e dentro dos prazos é importantíssimo para a saúde fiscal de qualquer loja – físicas e virtuais. E com o ERP, a sua empresa garante o envio das informações de ICMS de maneira detalhada e correta, facilitando a transmissão das informações ao fisco;
- SPED Fiscal: todo mês, as empresas devem enviar ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) informações referentes à apuração dos impostos devidos, como o ICMS e IPI. Estes dados devem ser enviados por meio de um documento eletrônico com layout específico e em conjunto aos documentos fiscais relativos. O ERP atua como um facilitador desse processo, evitando erros e automatizando a transmissão de dados.
Como se pode notar, o ERP é uma ferramenta de central relevância quando o assunto é compliance fiscal de uma empresa, haja visto que o software atua como um facilitador e um otimizador de processos relativos à manutenção da saúde fiscal de sua empresa.
Por isso, contratar um ERP robusto e preparado para lidar com estas questões é de primordial importância, levando em conta que irregularidades junto ao fisco podem trazer prejuízos enormes ao fluxo processual de sua empresa.
Como foi observado neste artigo, trabalhar com impostos não é fácil, especialmente para o brasileiro. Que tal um e-book gratuito sobre o tema? Por meio do E-book “Direito Tributário e Empreendedorismo” da Alternativa Sistemas você inicia uma jornada simples e divertida rumo ao conhecimento em assuntos de direito tributário que todo empreendedor deve saber. Baixe agora e facilite o seu entendimento tributário.
Por Gustavo de Andrade Silva – Alternativa Sistemas
Gustavo é gerente de marketing na Alternativa Sistemas, empresa de ERP e de soluções em Gestão Empresarial. MBA em Marketing pela USP. Doutorando e mestre em Ergonomia pela Unesp. Graduado em Ciência da Computação pela Unesp com graduação sanduíche no New York Institute of Technology e Endicott College, ambos nos Estados Unidos.
Conta com experiências de trabalho em computação, design e marketing. Trabalhou em empresas no Brasil, Estados Unidos e Alemanha. Apaixonado por livros e tecnologia, busca aprimorar-se constantemente e estar atento às mudanças de mercado, visando a aplicabilidade do conhecimento adquirido.
