Estar em dia com o compliance fiscal de sua empresa é uma necessidade que independe do porte, do ramo de atuação ou do tipo de negócio que você está desenvolvendo.
Mais do que isso: é uma necessidade que acompanha a sua organização desde o seu surgimento – ou seja, desde a concepção – e perdura durante todo o desenvolvimento e o crescimento do negócio por padrão.
E para que você não encontre nenhum problema em relação aos dados tributários de sua empresa, é preciso adotar uma postura de gestão fiscal em sua rotina gerencial.
Em resumo, a gestão fiscal diz respeito a todo e qualquer processo tributário de uma empresa. Podem ser rotinas de acompanhamento, de controle, de análise, de planejamento e até tomadas de decisão referentes ao mundo tributário de sua empresa.
A gestão fiscal é um termo usado para se referir aos processos tributários da empresa.
Toda e qualquer ação referente ao recolhimento de tributos de um negócio – escolha do regime tributário, pagamento de tributos, análise de compensação de tributos etc. – são incluídos no rol de atividades da gestão fiscal.
A primeira razão que salienta a importância do compliance (ou conformidade fiscal) de qualquer empresa, é a garantia de que a sua empresa vai estar regular perante o fisco, ou seja, que todos os recolhimentos obrigatórios de impostos estão sendo feitos de forma correta.
Em relação à filosofia de compliance em si, ou seja, à postura de conformidade com as regras, sua importância advém da prática de uma gestão empresarial inteligente.
Se a sua postura gerencial é pautada em organização, em planejamento e em estratégia, as tomadas de decisão e os erros processuais muito dificilmente ocorrerão, correto? É a mesma coisa em relação à postura fiscal de sua empresa.
A gestão fiscal é fundamental para evitar dores de cabeça junto ao fisco.
Se faz parte da sua cultura a previsibilidade e preparação do passo a passo a ser adotado na gestão fiscal, muito dificilmente a sua empresa sofrerá com dores de cabeça junto ao fisco e evitará prejuízos e gastos desnecessários com uma rotina que deve fazer parte do cotidiano gerencial.
O ERP é uma ferramenta de integração e de organização de processos e de informações, por isso, é de extrema valia para a estratégia empresarial de qualquer organização quando o assunto é saúde fiscal.
Independente se a sua empresa é uma loja física, uma loja virtual ou ambas, se você trabalha com um ou com múltiplos sites, ou ainda se adota a estratégia de franquias e de venda em marketplaces, o ERP é a ferramenta que vai garantir que todos os dados fiscais de sua organização estejam sempre acessíveis, corretos e continuamente atualizados. Isso garante confiabilidade aos dados fiscais do seu negócio.
De acordo com Miguel Damasceno, CEO da Alternativa Sistemas, o ERP otimiza a gestão fiscal das empresas, porque “as regras podem ser específicas para cada regime tributário”, de forma que “com o sistema (ERP) é possível manter, em uma mesma base de dados, várias empresas com regimes tributários distintos”.
O ERP permite reunir, em uma mesma base de dados, várias empresas.
Deste modo, o controle gerencial dos dados fiscais de sua empresa fica garantido. Todavia, é preciso levar em conta de que “não existe um botão mágico” para a implementação e manutenção de uma postura de gestão fiscal empresarial.
Como alerta Damasceno “embora toda a praticidade desenvolvida no sistema ERP, o atendimento às várias exigências tributárias e fiscais depende também de certo conhecimento por parte de quem o utiliza [...] o usuário precisa colocar as mãos na massa”.
Neste sentido, a adoção de um parceiro de ERP preparado para lidar com as questões fiscais de sua empresa e composto por um time de suporte preparado para entender as necessidades do seu negócio para estar em compliance fiscal é essencial.
Deste modo, o manuseio da ferramenta de gestão por parte de sua equipe de compliance fiscal será facilitado, otimizado e feito de maneira inteligente, desde a implantação do ERP e por padrão de uso do software.
De maneira resumida, o ERP vai auxiliar na rotina gerencial fiscal de sua empresa ao garantir controle e automação dos recursos e dos processos da organização, de modo a auxiliar e otimizar a:
E a maneira que o ERP garante toda essa otimização é através do oferecimento de certas funcionalidades, como:
O ERP é uma ferramenta centralizadora das informações de sua empresa. Deste modo, o software garante o controle de informações acerca de todos os departamentos e das etapas do seu processo empresarial, como compras, estoque, vendas e faturamento. Com o sistema, a sua equipe consegue visualizar as informações de maneira facilitada.
Com o ERP, fica mais simples realizar o controle das informações fiscais do negócio.
Isso auxilia a tomada de decisões e o desenvolvimento de estratégias em relação ao controle de despesas, já que, com todas as informações em um só lugar e através da emissão de relatórios de indicadores, é possível entender quais são as necessidades reais de sua empresa e visualizar o que pode ou não ser eliminado em relação aos custos e às despesas de maneira inteligente.
O ERP ajuda também no manuseio do fluxo de caixa, pois a ferramenta ajuda a sua empresa a estruturar todas as informações, de maneira que os dados relativos às contas a pagar, por exemplo, podem ser manuseados e facilitados de modo mais inteligente por meio do software.
A garantia da conformidade fiscal envolve o manuseio de uma infinidade de dados e a realização de cálculos que pode deixar qualquer equipe desorientada se não houver a utilização de uma ferramenta de automatização desses processos.
A automação dos cálculos fiscais é outro benefício do ERP na sua gestão.
Nesse aspecto, o ERP é uma ferramenta central na garantia de controle e de assertividade do manuseio e da realização dos cálculos fiscais, garantindo um verdadeiro upgrade à gestão fiscal das empresas e até melhorando a relação entre a empresa e seu parceiro contábil.
Isso porque, ao automatizar e melhorar a organização das informações fiscais, o ERP ajuda a diminuir o tempo dos lançamentos e de cálculo, otimizando os fechamentos contábeis.
Realizar erros na etapa de emissão de notas fiscais pode gerar problemas gravíssimos à sua saúde empresarial. Por conta disso, utilizar um ERP nesta etapa facilita o processo e garante mais assertividade na emissão de notas.
Além disso, o ERP torna a emissão de notas muito mais simples e ágil na hora de inserir os dados e realizar os cálculos de tributos de forma correta por meio da automatização do processo e da implementação de uma cultura de contínuo monitoramento.
A estrutura tributária do Brasil é bastante complexa. Todavia, isso não significa que a sua empresa pode errar junto ao Estado só porque “é muito difícil” acompanhar as necessidades regulatórias fiscais.
Nesse sentido, o ERP facilita a organização de todo o setor contábil de sua empresa por meio da integração e da disponibilidade dos dados fiscais, garantindo que a suas obrigações fiscais serão cumpridas com base na conformidade e no cumprimento de prazo.
Isso quer dizer que o ERP auxilia a sua empresa no cumprimento de obrigações fiscais como:
Como se pode notar, o ERP é uma ferramenta de central relevância quando o assunto é compliance fiscal de uma empresa, haja visto que o software atua como um facilitador e um otimizador de processos relativos à manutenção da saúde fiscal de sua empresa.
Por isso, contratar um ERP robusto e preparado para lidar com estas questões é de primordial importância, levando em conta que irregularidades junto ao fisco podem trazer prejuízos enormes ao fluxo processual de sua empresa.
Como foi observado neste artigo, trabalhar com impostos não é fácil, especialmente para o brasileiro. Que tal um e-book gratuito sobre o tema? Por meio do E-book “Direito Tributário e Empreendedorismo” da Alternativa Sistemas você inicia uma jornada simples e divertida rumo ao conhecimento em assuntos de direito tributário que todo empreendedor deve saber. Baixe agora e facilite o seu entendimento tributário.
Por Gustavo de Andrade Silva – Alternativa Sistemas
Gustavo é gerente de marketing na Alternativa Sistemas, empresa de ERP e de soluções em Gestão Empresarial. MBA em Marketing pela USP. Doutorando e mestre em Ergonomia pela Unesp. Graduado em Ciência da Computação pela Unesp com graduação sanduíche no New York Institute of Technology e Endicott College, ambos nos Estados Unidos.
Conta com experiências de trabalho em computação, design e marketing. Trabalhou em empresas no Brasil, Estados Unidos e Alemanha. Apaixonado por livros e tecnologia, busca aprimorar-se constantemente e estar atento às mudanças de mercado, visando a aplicabilidade do conhecimento adquirido.
