Você, que é seller, e vende em vários marketplaces: Mercado Livre, B2W, Netshoes, Walmart, Via Varejo, Walmart, dentre outros; já deve ter se deparado com a seguinte dúvida: será que estou recebendo corretamente e em dia os pedidos de vendas efetuados em cada marketplace? Concilio manualmente esses recebíveis ou contrato um software para fazer as conciliações? Concilio uma vez por mês ou todo dia? Como faço para conciliar?
Neste sentido, o objetivo deste artigo é responder as seguintes perguntas relacionadas ao processo de conciliação dos recebimentos dos marketplaces: Por que conciliar? Quando conciliar? Como conciliar?
Por quê fazer a conciliação ou verificação dos repasses?
As principais razões para conciliar os repasses dos marketplaces são:
- Controle de fluxo de caixa;
- Verificar se você, seller, está recebendo corretamente os repassses dos marketplaces em termos de datas e valores;
- Ter paz e segurança quanto aos recebimentos de cada marketplace;
- Estar no controle da sua operação on-line;
- Gestão assertiva das transações de vendas nos marketplaces.
Quando monitorar os recebimentos dos marketplaces?
A minha sugestão é conciliar pelo menos duas vezes por mês, haja vista que a maioria dos marketplaces repassam quinzenalmente os respectivos pagamentos aos sellers (lojistas on-line). As datas sugeridas são os dias 01 e 15 de cada mês.
Como fazer a conciliação entre e-commerces e marketplaces?
Há duas possibilidades de verificar a comissão de suas vendas nos marketplaces:
- Conciliação ou verificação Manual dos repasses:
Nesse caso, o ideal é conferir os recebíveis via planilha em excel de comissão de marketplaces.
Descrição das Rotinas Manuais de monitoramento dos repasses dos marketplaces:
- Todo mês, nos dias 01 e 15, preparem-se para realizar as conciliações dos recebimentos dos marketplaces.
- Entrar no seu integrador, ERP ou plataforma de e-commerce integrada com os marketplaces e exportar relatório de vendas do período a ser conciliado, excluindo pedidos cancelados, ou seja, mantendo somente os pedidos enviados.
- Entrar nos painéis de cada marketplace, na aba de repasses e comissões e verificar extrato de conciliação para preenchimento da planilha de repasse financeiro com os seguintes dados:
Deve-se partir como base para o preenchimento da planilha de repasse financeiro dos marketplaces acima, o relatório de vendas do integrador, ERP ou plataforma de e-commerce integrada com os marketplaces, e preencher a planilha de conciliação comparando-o com o extrato de repasse do marketplace, a fim de verificar quaisquer divergências (pedidos não repassados, descontos, divergência nos valores das comissões repassadas e fretes divergentes entre o marketplace e o correio).
- Resumo das principais rotinas de conciliação de comissionamento dos marketplaces
Conciliação ou verificação Automática via software específico para marketplaces
Como puderam observar no processo manual acima, verifica-se que a conciliação manual do que você tem para receber dos marketplaces é repleta de detalhes e pontos de atenção, que podem tornar o processo de conferência das transações dos marketplaces bastante moroso e com alta possibilidade de ocorrência de erros.
Neste sentido, a conciliação de repasses entre e-commerces e marketplaces via software pode facilitar, e muito, o trabalho de conferência financeira dos repasses dos marketplaces, uma vez que basta inserir uma planilha no sistema, que o software te fornecerá um extrato da conciliação com as divergências identificadas de forma clara e precisa.
É importante considerar o quanto gastaria hoje com o processo manual (horas de um colaborador do Financeiro), comparando com o investimento mensal no software.
Jim Collins já dizia: “É melhor construir um relógio que pode dizer as horas mesmo quando você não está lá”.
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